La società Centro Studi (di seguito, il “Titolare” o “CENTRO STUDI”), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito, il “Codice privacy”), nonché dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679 del 2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”), e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali[1] dei partecipanti (di seguito, l’“Interessato”) – anche in qualità di docenti o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’“Evento”).

1. Finalità e modalità del trattamento.

I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di CENTRO STUDI, per il perseguimento delle seguenti finalità:

1. iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
4. invio gratuito di documentazione afferente l’Evento;
5. utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network di CENTRO STUDI e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento;
6. invio della documentazione CENTRO STUDI per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 30 del Codice privacy e degli artt. 28 e 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

Fermo restando quanto previsto dalla legge ed eccezion fatta per il trattamento con finalità promozionali di cui al precedente paragrafo 1, punto 6., i dati personali saranno conservati per un periodo determinato in base a criteri fondati sulla natura e sulla durata dell’Evento, nonché sulle ulteriori esigenze dell’Interessato.

2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.

2.1) Finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3. 4. e 5.
Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 2., 3., 4. e 5., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è la piena partecipazione all’Evento, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy.
2.2) Finalità di cui al precedente paragrafo 1, punto 6.
Con riferimento alla finalità di cui al precedente paragrafo 1, punto 6., il conferimento è facoltativo e la mancata prestazione del relativo consenso determina solo l’impossibilità dell’Interessato di ricevere la documentazione CENTRO STUDI per aggiornarlo su tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse. Pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’espresso consenso dell’Interessato, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento privacy.

3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.

In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:
(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti la quota di iscrizione all’Evento;
(iii) alle strutture e/o società esterne di cui CENTRO STUDI si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc.);
(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Codice privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da CENTRO STUDI.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Codice privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione della rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di CENTRO STUDI.

Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento, potranno essere diffusi all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network di CENTRO STUDI e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento.
Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE, nel pieno rispetto di quanto previsto dal Codice privacy, dal Regolamento privacy, dai provvedimenti e dalle decisioni del garante privacy in materia, nonché dalla normativa comunitaria.

In particolare, ove necessario, CENTRO STUDI si impegna a rispettare le disposizioni previste, rispettivamente, dalle decisioni 2001/497/CE, 2004/915/CE e 2010/87/EU (a seconda del caso di specie), le quali impongono la sottoscrizione di c.d. “clausole contrattuali tipo” tra i soggetti giuridici coinvolti nel trattamento di dati extra UE.

4. Diritti dell’Interessato.

L’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e ss. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:
o la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
o l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del Titolare;
o l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:

o di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);

o di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

o di opporsi, in tutto o in parte al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;

o di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.
Posto che il consenso eventualmente prestato dall’Interessato ad essere contattato attraverso mezzi automatizzati per le finalità di cui al punto 6. del paragrafo 1 si estende anche a quelli tradizionali, lo stesso potrà in ogni momento contattare CENTRO STUDI ai recapiti di seguito indicati, per esercitare il proprio diritto di opposizione, anche solo in maniera parziale, ossia in riferimento alle une o alle altre delle modalità appena specificate.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui all’art. 7 del Codice privacy e gli artt. 15 e ss. del Regolamento privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:

CENTRO STUDI
Via San Gregorio n. 12 – 20124 Milano

5. Durata del Trattamento.

Fatti salvi gli obblighi di legge ed eccezion fatta per l’ipotesi in cui gli Interessati abbiano prestato specifico consenso alla ricezione, da parte di CENTRO STUDI di aggiornamenti su tutti gli altri futuri progetti, iniziative, ed eventi futuri promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, i dati personali degli Interessati saranno conservati per la sola durata dell’Evento. In ogni caso, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla richiesta di ricevere i citati aggiornamenti, se gli Interessati non ne avranno domandato antecedentemente la cancellazione.

Nonostante quanto precede, CENTRO STUDI potrà conservare taluni dati personali degli Interessati anche dopo la richiesta di cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.